Deze buitenlandse autoverhuur was een en al gedoe. Allereerst wil ik Juliee, de servicemedewerker van Ctrip, een compliment geven.
Op 16 juni waren we helemaal uitgeput. Toen ik de auto ophaalde, sloot ik een verzekering af en betaalde ik voor een upgrade van de auto zonder dat de dealer me hiervan op de hoogte had gesteld. (De auto die ik had gehuurd, was die dag niet meer op voorraad en de upgrade zag er hetzelfde uit en was vergelijkbaar met de auto die ik had gereserveerd.) Ik was sceptisch toen ik het gedrukte contract van de dealer zag, maar ik tekende het toch, in de veronderstelling dat het het officiële contract was voordat ik de auto ophaalde.
Op de terugweg naar het hotel ontdekte ik twee transacties op mijn creditcard (er had maar één aanbetaling moeten zijn). Nadat ik het contract zorgvuldig had doorgenomen, realiseerde ik me dat er iets niet klopte en ging ik meteen terug naar de dealer om contact op te nemen met Ctrip. Het was al vroeg in de ochtend en de dienst van de dealer wisselde. De Ctrip-medewerker probeerde contact op te nemen, maar tevergeefs.
Op 17 juni besloot ik mijn reis te prioriteren, dus ik onderhield de communicatie met Ctrip (ik vroeg om specifieke communicatie tussen Ctrip en de dealer). Objectief gezien is Ctrip efficiënt, maar de interne communicatieprocessen moeten verbeterd worden (waar ik later op terugkom). Het onderhandelingsproces verliep pas soepel op 18 juni, toen Juliee, de vertegenwoordigster van de dealer, arriveerde en alles weer goed kwam. Nadat ik het hele proces had uitgelegd, begreep ze het probleem meteen en nam ze onmiddellijk contact op met de dealer om feedback te geven. De conclusies waren: 1. De dealer erkende dat sommige medewerkers zonder mijn toestemming een verzekering hadden toegevoegd, maar zei dat de handtekening definitief was en moeilijk terug te draaien. Ctrip beloofde echter compensatie als de annulering niet mogelijk was. 2. De dealer erkende dat het geüpgradede voertuig niet beschikbaar was op de dag van ophalen en momenteel niet beschikbaar was. Ik kon de volgende dag teruggaan naar de dealer om de betaling voor de upgrade te annuleren. Ik paste mijn reisschema op 19 juni aan en arriveerde bij de autoverhuurder nadat ik een half uur van tevoren een tijdstip met Ctrip had afgesproken (Ctrip zou de telefoontjes afhandelen na aankomst bij de dealer). Maar het ging weer mis. Eerst belde ik na aankomst de servicemedewerker van Ctrip, maar die werd vervangen en doorverbonden met de medewerker die ik minder dan een half uur eerder had gereserveerd. Ten tweede had ik geen andere keuze dan rechtstreeks contact op te nemen met de autoverhuurder, en ze wisselden mijn auto onmiddellijk om naar de auto die ik had gereserveerd. Hoewel ze de upgradekosten kwijtscholden, rekenden ze ook brandstofkosten (mijn auto was niet helemaal volgetankt en ik was niet gekomen om hem te wisselen). Na een half uur klungelen kreeg ik eindelijk de medewerker aan de lijn die ik had gereserveerd, maar het personeel van de autoverhuurder weigerde contact op te nemen met Ctrip (misschien vanwege een taalbarrière of andere redenen; ze waren behoorlijk irritant als ze rechtstreeks met de autoverhuurder communiceerden). Ik kon de bestelling alleen afronden en er later over praten.
Ik wil graag de problemen met het interne communicatiesysteem van Ctrip aankaarten. Ik begrijp dat elke bestelling door een willekeurige medewerker wordt afgehandeld en dat de voortgang van het incident wordt geregistreerd voor eenvoudige opvolging. De zakelijke vaardigheden, taalvaardigheid, begrip en communicatieve vaardigheden van de medewerkers variëren echter. Dit leidt ertoe dat klanten herhaaldelijk met meerdere medewerkers moeten communiceren voor één complex probleem, wat erg frustrerend kan zijn. Toen ik de auto voor 629 terugbracht, was ik mentaal voorbereid. Zoals afgesproken informeerde ik Ctrip over de uiteindelijke kosten, in de hoop de onderhandelingen aan Juliee over te laten. Verrassend genoeg betaalde het autoverhuurbedrijf alle kosten terug, wat me enorm verbaasde!
Objectief gezien was ik verantwoordelijk voor het hele incident, maar dankzij de verantwoordelijke en verantwoordelijke aanpak van Ctrip en de nauwgezette en professionele hulp van Juliee werden alle problemen perfect opgelost, wat mijn vertrouwen in Ctrip nog verder heeft versterkt. Ik wil Ctrip en het betrokken personeel mijn oprechte dank betuigen. Ik hoop dat Ctrip Juliee zal complimenteren (ik heb destijds haar werknemersnummer en naam gevraagd, maar ze heeft die niet gedeeld vanwege de bedrijfsvoorschriften)! Tot slot hoop ik dat Ctrip zich blijft verbeteren en nog beter wordt!